Dématérialisation : stratégie, enjeux et bonnes pratiques

Mourad El MahjoubiPar Mourad El Mahjoubi, Directeur Général de Visiativ Africa
Transformation numérique, digitalisation… autant de termes qui reviennent aujourd’hui quotidiennement, mais qui recouvrent de multiples facettes. Parmi elles, la dématérialisation, un sujet de premier plan qui répond à des enjeux de taille pour les organisations. Quels sont les nombreux bénéfices qu’apporte la « démat » ?

Encore aujourd’hui, le document est au cœur du quotidien de l’entreprise et cela représente un coût pour l’entreprise lequel est souvent mal, voire pas du tout, estimé. Même s’il est difficile de trouver des statistiques précises à ce sujet, la plupart des littératures dans le domaine font état de chiffres éloquents : un document perdu peut coûter jusqu’à 2000 dirhams. Un document mal classé, quant à lui, reviendrait à 1200 dirhams. Les collaborateurs passeraient en moyenne 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur cœur de métier et 50 % de leur temps à la recherche desdites informations ! C’est dire s’il est intéressant de rechercher des solutions permettant de mettre en place une gestion efficace de l’information.

La GED pour une gestion efficace et sécurisée des documents
Si, aujourd’hui, la Gestion Électronique de Document (GED) est connue et répond à diverses problématiques (sécurisation des documents et simplification des recherches), il convient de souligner que la dématérialisation ne se limite pas à scanner des documents. En effet, sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la GED sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, stocker, reconnaître et sécuriser des informations, données, documents provenant de sources diverses et se présentant sous de multiples formats.

Plateformes collaboratives
Après avoir dématérialisé l’information et les flux, encore faut-il les rendre accessibles et exploitables. Ainsi, la mise en place de plateformes collaboratives permettra notamment de :
• gérer les documents et de les rendre accessibles de façon sécurisée (notion de gestion des droits : chaque utilisateur ne peut accéder qu’à l’information qu’il est en droit de consulter) ;
• permettre aux collaborateurs, clients et fournisseurs d’accéder à un ensemble d’applications transverses ou métiers (exemple d’applications : demande de congés, demande d’achat, réclamation, commande, etc.) ;
• disposer de tableaux de bord donnant une visibilité sur l’activité grâce à des indicateurs personnalisés et mis à jour instantanément.

Quels avantages ?
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux pour les entreprises qui s’engagent dans cette démarche. Elles bénéficient tout d’abord de gains de productivité, notamment grâce à l’automatisation des tâches répétitives, la suppression de la manipulation de formulaires papier, etc. Les effectifs sont également mieux gérés, car concentrés sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
La dématérialisation offre également une traçabilité continue et extrêmement précise. Ainsi, la prise de décision s’appuie sur des données fiables. Les utilisateurs ont à leur disposition une information à jour, disponible instantanément, où qu’ils se trouvent, car, avec le développement des nouvelles technologies, la « démat » est fortement liée à la notion de mobilité. Enfin, la dématérialisation permet de mobiliser les collaborateurs en fluidifiant les échanges et en facilitant les synergies interservices et de renforcer la proximité et les bonnes relations avec l’écosystème (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).

Bien cadrer son projet
Avant de se lancer dans une démarche de dématérialisation, il est important de respecter certaines bonnes pratiques. Premièrement, il faut cadrer précisément le projet (Que souhaitons-nous faire ? Doit-on dématérialiser un processus, un ou plusieurs types de documents ? Etc.). Il est, en outre, essentiel de délimiter un périmètre clair et précis pour son projet, en accord avec les capacités de l’entreprise. Ainsi, mieux vaut se concentrer sur un périmètre réduit dans un premier temps et lancer progressivement de nouvelles évolutions. Un projet surdimensionné au départ ne verra probablement jamais son terme.
Il conviendra également de définir les objectifs (réduction des coûts, gain de temps, simplification des procédures…). Qui dit projet, dit équipe projet ! Il importe, bien entendu, de définir qui seront les intervenants et de préciser le rôle de chacun. Le choix du ou des prestataires(s) qui vous accompagneront est également important. Enfin, il est indispensable d’impliquer les parties prenantes et de mettre en place une vraie démarche de conduite du changement. Combien de projets réalisés, de solutions mises en place sont restés inexploités, faute d’implication des collaborateurs ! Et c’est bien là le point clé : si la transformation numérique est le plus souvent impulsée par la Direction Systèmes d’Information, la réussite des projets entrepris passe sans conteste par l’implication de l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

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